Ajouter et gérer des utilisateurs

Les administrateurs gèrent les personnes dans la page Utilisateurs du tableau de bord, à app.sanitized.ai.

Fonctionnement des comptes

Chaque personne a l’un de ces trois statuts :

Actif : la personne peut se connecter. Les membres et les administrateurs actifs utilisent chacun un siège.
Non activé : vous avez ajouté la personne, mais elle ne peut pas encore se connecter et ne reçoit aucun courriel. Elle n’utilise aucun siège.
Désactivé : la personne ne peut pas se connecter. Elle n’utilise aucun siège, et son historique reste dans vos rapports.

Quand vous activez une personne, Sanitized AI lui envoie un courriel de bienvenue. Ce courriel ne contient ni lien de connexion ni mot de passe. Il explique, étape par étape, comment commencer selon son niveau d’accès : un membre installe l’extension et s’y connecte, un compte Tableau de bord seulement se connecte au tableau de bord, et un administrateur fait les deux. Pour ce que permet chaque niveau, consultez Rôles et niveaux d’accès.

Ajouter une personne

Dans la page Utilisateurs, cliquez sur Ajouter un utilisateur.
Entrez le Nom, le Courriel et le Département de la personne.
Choisissez un Niveau d’accès : Membre, Tableau de bord seulement ou Administrateur.
Facultatif : dans Relève de, choisissez son gestionnaire.
Facultatif : choisissez sa Langue préférée, English ou Français (Canada). Ses courriels et son tableau de bord utilisent cette langue.
Laissez Activer maintenant coché pour envoyer le courriel de bienvenue tout de suite, ou décochez-le pour activer la personne plus tard.
Cliquez sur Ajouter un utilisateur.

La personne apparaît dans le tableau. Si vous l’avez activée, un message confirme l’envoi du courriel de bienvenue.

Ajouter plusieurs personnes à partir d’une feuille de calcul

Dans la page Utilisateurs, cliquez sur Importer des utilisateurs.
Facultatif : cliquez sur Télécharger le modèle pour obtenir une feuille de calcul au bon format.
Remplissez une ligne par personne avec trois colonnes : name, email et department. Les trois sont obligatoires.
Cliquez sur Parcourir et choisissez votre fichier .xlsx ou .csv. Seule la première feuille est lue.
Cliquez sur Aperçu. Les lignes auxquelles il manque une valeur ou dont le courriel est invalide sont marquées pour être ignorées.
Choisissez si vous voulez Activer tout le monde maintenant.
Cliquez sur Importer nombre utilisateurs. À la fin de l’importation, un résumé indique qui a été importé et qui a été ignoré.

Toutes les personnes importées deviennent des Membres. Pour modifier ensuite les niveaux d’accès, les gestionnaires ou les langues, sélectionnez les personnes dans le tableau et utilisez les actions groupées décrites dans Modifier plusieurs personnes à la fois.

La feuille de calcul n’a pas de colonne pour la langue : les personnes importées reçoivent donc des courriels en anglais. Pour envoyer des courriels de bienvenue en français, décochez Activer tout le monde maintenant, définissez la Langue de ces personnes avec les actions groupées, puis activez-les.

Un fichier peut contenir jusqu’à 1 000 lignes. Pour une plus grande organisation, divisez la liste en plusieurs fichiers.

Activer des personnes

Une personne : dans sa ligne, ouvrez le menu Actions et cliquez sur Activer.
Plusieurs personnes : sélectionnez-les dans le tableau, puis cliquez sur Activer (nombre).

Chaque personne reçoit son courriel de bienvenue et peut se connecter tout de suite.

Voir qui utilise Sanitized AI

Quatre cartes en haut de la page Utilisateurs montrent où en est votre déploiement :

Extension installée : la part des personnes ayant un siège dont l’extension de navigateur a fait rapport. Les anciennes versions de l’extension ne font pas de rapport, ce chiffre peut donc être sous-estimé.
Comptes actifs : la part des comptes actifs, avec le nombre de comptes en attente d’activation et de comptes désactivés.
Utilisation : la part des personnes actives qui ont utilisé Sanitized AI au cours des 14 derniers jours.
À relancer : le nombre de personnes qui ne l’ont jamais utilisé, et de celles qui ne l’ont pas utilisé depuis 14 jours.

Dans le tableau :

Extension affiche Installée avec la version, ou Non détectée. Survolez-la pour voir la date de son dernier rapport. Les gestionnaires voient la même colonne dans Mon équipe.
Utilisation affiche Utilisé, Jamais utilisé ou Inutilisé depuis 14 jours. Pour les Membres et les Administrateurs, seule l’extension compte : se connecter au tableau de bord ne compte pas. Pour les comptes Tableau de bord seulement, c’est le tableau de bord qui compte. Les personnes non activées ou désactivées n’ont pas de statut d’utilisation.

Le chiffre Utilisateurs actifs de la carte Utilisation de l’IA, dans la page Vue d’ensemble, suit la même règle de 14 jours, peu importe la période choisie.

Rappeler aux gens de commencer

Pour une personne qui n’a jamais configuré Sanitized AI, ou qui a cessé de l’utiliser, envoyez un courriel de rappel qui lui explique comment le remettre en marche.

Cliquez sur Envoyer un rappel dans la rangée de la personne, ou sélectionnez plusieurs personnes et cliquez sur Rappel par courriel.
Dans Envoyer un rappel par courriel, vérifiez qui le recevra. Les personnes qui utilisent déjà Sanitized AI, qui ne peuvent pas se connecter ou qui ont reçu un rappel récemment sont exclues, avec la raison.
Choisissez Envoyer une fois, ou Rappeler chaque semaine jusqu’à ce que la personne utilise Sanitized AI.
Cliquez sur Envoyer à nombre personnes.

Chaque courriel est dans la langue préférée de la personne et ne contient aucun lien de connexion. Une personne reçoit au plus 3 rappels, à au moins 3 jours d’intervalle, tant qu’elle n’utilise pas Sanitized AI. Les rappels hebdomadaires s’arrêtent d’eux-mêmes dès qu’elle l’utilise. Pour les arrêter plus tôt, cliquez sur Arrêter les rappels hebdomadaires.

Modifier le texte des rappels

Chaque rappel part d’un courriel intégré adapté à vos méthodes de connexion et au mode d’installation de l’extension. Pour utiliser vos propres mots :

Dans la page Utilisateurs, cliquez sur Courriels de rappel. Vous pouvez aussi cliquer sur Modifier ce courriel dans la boîte de dialogue Envoyer un rappel par courriel.
Choisissez le courriel à modifier : Destinataires (Membres, Administrateurs ou Comptes Tableau de bord seulement), Situation (Ne l’ont jamais configuré ou Ont cessé de l’utiliser) et la Langue.
Modifiez l’Objet et le Courriel. Cliquez sur Insérer : pour ajouter le nom de la personne, son courriel professionnel ou le nom de votre organisation. Une ligne vide commence un nouveau paragraphe, et vous pouvez utiliser **gras** et [texte du lien](https://example.com).
Facultatif : cliquez sur Afficher l’aperçu.
Cliquez sur Enregistrer.

Votre texte s’applique à toutes les personnes dans cette situation, rappels hebdomadaires compris. Pour revenir en arrière, cliquez sur Repartir du texte intégré. Si le courriel intégré change après votre enregistrement, par exemple parce que vos méthodes de connexion ont changé, un avertissement vous demande de vérifier que vos étapes s’appliquent toujours.

Aider une personne à se connecter

Les problèmes de connexion se règlent habituellement avec l’une de ces actions, toutes dans le menu Actions de la ligne de la personne :

Renvoyer le courriel de bienvenue : pour une personne active qui ne s’est pas encore connectée. Son courriel de bienvenue explique comment se connecter selon son niveau d’accès.
Envoyer un lien de connexion : pour une personne qui s’est déjà connectée. Elle reçoit par courriel un lien à usage unique vers le tableau de bord Web, qui expire après 15 minutes. Pour se connecter à l’extension de navigateur, elle ouvre plutôt l’extension et entre son courriel professionnel.
Déconnecter partout : déconnecte la personne du tableau de bord et de l’extension sur tous ses appareils, et annule tout lien de connexion non utilisé. Tant qu’elle ne s’est pas reconnectée, l’extension ne peut pas la protéger.

S’il est possible qu’un appareil ait été perdu ou volé, désactivez plutôt le compte : quelqu’un qui a cet appareil pourrait encore se reconnecter, par exemple au moyen d’un compte de courriel resté ouvert.

Pour les messages que voient les gens quand ils n’arrivent pas à se connecter, consultez Se connecter.

Modifier les renseignements d’une personne

Dans la ligne de la personne, ouvrez le menu Actions et cliquez sur Modifier.
Modifiez son nom, son courriel, son département, son niveau d’accès, son gestionnaire, sa langue ou son statut.
Cliquez sur Enregistrer.

Toute personne qui a accès au tableau de bord peut modifier son propre nom et son département dans Paramètres. Seul un administrateur peut changer l’adresse courriel d’une personne. Quand vous la changez, Sanitized AI déconnecte la personne partout et envoie un courriel à son ancienne adresse pour l’en informer. Elle se connecte ensuite avec sa nouvelle adresse.

Désactiver ou supprimer une personne

Désactivez une personne qui quitte l’organisation ou part en congé prolongé. Elle ne peut plus se connecter, elle n’utilise plus de siège, et son activité reste dans vos rapports. Pour désactiver une personne, modifiez-la et réglez Statut à Désactivé. Pour en désactiver plusieurs, sélectionnez-les et cliquez sur Désactiver. Activer annule cette action et utilise de nouveau un siège.
Supprimer retire la personne de Sanitized AI. Cette action est irréversible. Si des personnes relèvent d’elle, elles se retrouvent sans gestionnaire. Pour une personne qui n’a jamais été activée, supprimez-la plutôt que de la désactiver.

Modifier plusieurs personnes à la fois

Sélectionnez des personnes avec les cases à cocher du tableau. Une barre d’actions groupées apparaît :

Accès : modifier le niveau d’accès.
Statut : activer les personnes non activées (Activer (nombre)), réactiver (Activer) ou désactiver (Désactiver).
Département : déplacer des personnes dans un département existant.
Relève de : définir leur gestionnaire.
Langue : définir leur langue préférée.
Supprimer la sélection

Les actions ignorent votre propre compte.

Définir les liens hiérarchiques

Les liens hiérarchiques déterminent qui obtient un tableau de bord d’équipe et ce qu’il présente. Définissez Relève de pour chaque personne quand vous l’ajoutez ou la modifiez, ou pour plusieurs personnes à la fois avec la barre d’actions groupées.

Pour repérer les écarts, consultez la carte Liens hiérarchiques, au-dessus de la liste de la page Utilisateurs. Elle compte les personnes sans gestionnaire, celles dont le gestionnaire a été supprimé et les boucles hiérarchiques. Corrigez-les dans la liste : la carte se met à jour aussitôt.

Sièges

Votre forfait comprend un nombre de sièges. Les membres actifs et les administrateurs actifs utilisent un siège. Les comptes Tableau de bord seulement, les personnes non activées et les personnes désactivées n’en utilisent pas. Si votre forfait a une limite de sièges, le haut de la page Utilisateurs indique combien de sièges sont utilisés.

S’il ne vous reste plus de siège, l’activation d’une personne ou le rétablissement de sa protection est refusé avec un message Limite de sièges atteinte. Pour libérer un siège, désactivez une personne qui n’a plus besoin de Sanitized AI, ou communiquez avec Sanitized AI pour ajouter des sièges.

Si votre organisation utilise l’authentification unique ou SCIM

Création automatique : si votre organisation a activé la création automatique, les personnes de vos domaines d’entreprise approuvés obtiennent un compte la première fois qu’elles se connectent avec la connexion d’entreprise. Elles deviennent des membres actifs dans le département Unassigned et ne reçoivent pas de courriel de bienvenue.
Provisionnement SCIM : si votre équipe informatique a connecté un fournisseur d’identité, c’est lui qui crée, met à jour et désactive les comptes.

Pour la configuration, consultez le guide de configuration TI.